FAQ
Das Thema kann schnell trocken und verwirrend wirken. Sollten Fragen auftreten, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung und helfen Ihnen direkt weiter. Nachfolgend finden Sie die häufigsten Fragen und Antworten.
Was genau ist eine Verfahrensdokumentation?
Eine Verfahrensdokumentation beschreibt alle steuerlich relevanten Prozesse in Ihrem Unternehmen - vom Belegeingang über die Buchführung bis zur digitalen Archivierung. Sie zeigt dem Finanzamt, wie Ihre Buchhaltung funktioniert und dass alle GoBD-Anforderungen eingehalten werden. Kurz: Sie ist der Nachweis, dass Ihre digitale Buchführung ordnungsgemäß ist.
Für wen ist eine Verfahrensdokumentation verpflichtend?
Für jedes Unternehmen in Deutschland, das steuerlich relevante Vorgänge digital verarbeitet. Das gilt unabhängig von Größe, Rechtsform oder Branche - also auch für Einzelunternehmer, Freiberufler und Kleinunternehmer. Wer eine Buchhaltungssoftware nutzt oder digitale Belege empfängt, braucht eine Verfahrensdokumentation.
Wie lange dauert die Erstellung?
Der Prozess hängt vom Umfang und der Komplexität ab. In der Regel liegt die vollständige Erstellung inklusive Abstimmung, Prozesssichtung und IKS innerhalb kurzer Zeit vor. Der Ablauf ist klar strukturiert und effizient aufgebDas hängt vom Umfang ab - also davon, wie viele Systeme, Prozesse und Schnittstellen dokumentiert werden müssen. Bei einfachen Unternehmensstrukturen ist die Verfahrensdokumentation in wenigen Wochen fertig. Wir nennen Ihnen im kostenlosen Erstgespräch einen konkreten Zeitrahmen.aut.
Welche Unterlagen werden benötigt?
Für den Start reichen grundlegende Informationen: welche Buchhaltungssoftware Sie nutzen, wie Belege bei Ihnen eingehen und verarbeitet werden, und wer intern dafür verantwortlich ist. Alles Weitere klären wir gemeinsam im Erstgespräch.
Muss eine Verfahrensdokumentation regelmäßig aktualisiert werden?
Ja. Sobald sich Prozesse, Systeme oder Verantwortlichkeiten ändern, muss die Verfahrensdokumentation angepasst werden. Die meisten Unternehmen aktualisieren jährlich. Wir bieten auf Wunsch eine jährliche Aktualisierung an, damit Ihre Dokumentation dauerhaft GoBD-konform bleibt.
Was kostet eine Verfahrensdokumentation bei ProzessDoc?
Der Preis hängt vom Umfang ab. Im kostenlosen Erstgespräch nennen wir Ihnen einen konkreten Festpreis. Kein Stundensatz, kein offenes Ende. Durch die BAFA-Förderung kann sich Ihr Eigenanteil um bis zu 80% reduzieren.
Darf ich Papierbelege vernichten, wenn ich eine Verfahrensdokumentation habe?
Ja, unter bestimmten Voraussetzungen. Das sogenannte ersetzende Scannen erlaubt die rechtssichere Vernichtung von Papierbelegen, wenn der Scanprozess GoBD-konform dokumentiert ist. Genau das ist Bestandteil unserer Verfahrensdokumentation.