Papierbelege legal vernichten durch GoBD-konforme Verfahrensdokumentation
Unternehmen, die ihre Belege digital erfassen und GoBD-konform archivieren, dürfen Papieroriginale rechtssicher vernichten - das nennt sich ersetzendes Scannen. Voraussetzung ist eine vollständige Verfahrensdokumentation, die den gesamten Scanprozess beschreibt. ProzessDoc erstellt genau diese Dokumentation für Sie. Kein Aktenkeller mehr, keine Ordner, kein jährliches Schleppen zum Steuerberater.
Mit der Verfahrensdokumentation sicher durch die Betriebsprüfung
Betriebsprüfer fordern heute standardmäßig eine GoBD-konforme Verfahrensdokumentation. Wer keine vorlegen kann, riskiert Hinzuschätzungen und Steuernachzahlungen. Das gilt auch dann, wenn die Buchführung sonst korrekt ist. Eine professionelle Verfahrensdokumentation erstellen lassen schützt Sie vor genau diesem Szenario. ProzessDoc liefert die rechtssichere Dokumentation, die Ihr Finanzamt erwartet.
Buchhaltungsfehler frühzeitig erkennen
Eine GoBD-konforme Verfahrensdokumentation macht Ihre Buchführungsprozesse transparent. Abweichungen fallen schneller auf, bevor sie bei der Betriebsprüfung teuer werden.
Keine Steuernachzahlungen riskieren
Wer beim Betriebsprüfer eine vollständige Verfahrensdokumentation vorlegen kann, schafft sofort Vertrauen. Das reduziert Diskussionen und verhindert pauschale Schätzungen.
Unternehmenswert nachhaltig steigern
Dokumentierte Prozesse sparen internen Aufwand, verkürzen Prüfungen und sind bei Unternehmensverkauf oder Finanzierung ein echter Vorteil. Eine Verfahrensdokumentation zahlt sich mehrfach aus.
BAFA-Förderung für Ihre Verfahrensdokumentation sichern
Die Erstellung einer GoBD-konformen Verfahrensdokumentation ist als Unternehmensberatungsleistung BAFA-förderfähig. Je nach Unternehmensstandort werden bis zu 80% der Beratungskosten staatlich gefördert. Das entspricht einer Förderung von bis zu 2.800€. Wir übernehmen den gesamten Antragsprozess für Sie.
1. Kostenloses Erstgespräch & Analyse
Im kostenlosen Erstgespräch klären wir Ihre Anforderungen und prüfen, welche buchhalterischen Prozesse für die Verfahrensdokumentation dokumentiert werden müssen. Sie erhalten ein transparentes Angebot und eine klare Einschätzung zum Umfang.
2. Starttermin & Unterlagen
Zum vereinbarten Termin starten wir gemeinsam. Sie stellen die relevanten Informationen und Unterlagen bereit. Wir kümmern uns um die Struktur, den roten Faden und die vollständige Prozesssicht für Ihre Verfahrensdokumentation.
3. Dokumentation & Abstimmung
Wir erstellen die gesamte GoBD-konforme Verfahrensdokumentation inklusive IKS, Prozessbeschreibungen und Verantwortlichkeiten. Anschließend gehen wir alles gemeinsam durch, ergänzen Details und sorgen dafür, dass die Darstellung vollständig und betriebsprüfungssicher ist.
4. Übergabe & GoBD-Konformität
Sie erhalten die fertige Verfahrensdokumentation als PDF. Alle Abläufe sind nachvollziehbar, sauber beschrieben und GoBD-konform. Bereit für die Betriebsprüfung, Bankgespräche oder den Unternehmensverkauf.
Das sagen unsere Kunden
Jonathan
Geschäftsführer Caspary Bestattungen
"Als inhabergeführtes Bestattungsinstitut haben wir täglich mit sensiblen Unterlagen zu tun. ProzessDoc hat unsere Buchführungsprozesse sauber dokumentiert und uns gezeigt, wo wir GoBD-konform nachbessern mussten. Jetzt gehen wir entspannt in jede Betriebsprüfung."
Nicole
Gründerin & Geschäftsfüherin Proccatus GmbH
"Tobias hat mir geholfen, Proccatus von Anfang an richtig aufzubauen. Die Buchhaltungsprozesse waren von Tag eins sauber dokumentiert und GoBD-konform. Als Gründerin fühle ich mich damit rechtssicher aufgestellt."
Christoph
Gründer & Geschäftsführer, ADDELIVERY GmbH
"Wir skalieren schnell und arbeiten mit vielen digitalen Tools gleichzeitig. Genau deshalb war eine saubere Verfahrensdokumentation für uns überfällig. ProzessDoc hat das strukturiert und effizient umgesetzt - ohne dass wir den Betrieb dafür unterbrechen mussten."
GoBD-Expertise, die beide Seiten kennt.
Unser Team vereint Erfahrung aus FinTech, Bankprozessen und einer der größten Steuerkanzleien Deutschlands. Steuerliche Anforderungen und IT-Prozesse gehören bei uns zusammen, nicht in zwei getrennte Zuständigkeiten. Das Ergebnis ist eine GoBD-konforme Verfahrensdokumentation, die bei der Betriebsprüfung wirklich standhält.
Top 25
Steuerkanzlei-Erfahrung in Deutschland
10+ Jahre
FinTech & Compliance bei einem der größten Online-Broker Europas
ISO 9001
Zertifizierte Qualität in der Prozessdokumentation
BAFA
BAFA-anerkannter Beratungsbetrieb
Warum selbst erstellte Verfahrensdokumentationen bei der Betriebsprüfung scheitern
- Zeitaufwändig: Das Erstellen einer GoBD-konformen Verfahrensdokumentation in Eigenregie bindet wertvolle Ressourcen, die im Kerngeschäft fehlen.
- Keine echten Prozesse: Vorlagen beschreiben nicht Ihre tatsächlichen Abläufe. Der Betriebsprüfer erkennt das sofort.
- Schnell veraltet: Selbst erstellte Dokumentationen werden nach der Erstellung nie wieder angefasst.
- Kein IKS: Ein internes Kontrollsystem fehlt fast immer. Dabei ist es GoBD-Pflicht.
- Nicht prüfungssicher: Wenn der Ist-Zustand nicht abgebildet ist, hält die Dokumentation keiner Betriebsprüfung stand.
Was ProzessDoc anders macht
FAQ
Das Thema kann schnell trocken und verwirrend wirken. Sollten Fragen auftreten, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung und helfen Ihnen direkt weiter. Nachfolgend finden Sie die häufigsten Fragen und Antworten.
Was genau ist eine Verfahrensdokumentation?
Eine Verfahrensdokumentation beschreibt alle steuerlich relevanten Prozesse in Ihrem Unternehmen - vom Belegeingang über die Buchführung bis zur digitalen Archivierung. Sie zeigt dem Finanzamt, wie Ihre Buchhaltung funktioniert und dass alle GoBD-Anforderungen eingehalten werden. Kurz: Sie ist der Nachweis, dass Ihre digitale Buchführung ordnungsgemäß ist.
Für wen ist eine Verfahrensdokumentation verpflichtend?
Für jedes Unternehmen in Deutschland, das steuerlich relevante Vorgänge digital verarbeitet. Das gilt unabhängig von Größe, Rechtsform oder Branche - also auch für Einzelunternehmer, Freiberufler und Kleinunternehmer. Wer eine Buchhaltungssoftware nutzt oder digitale Belege empfängt, braucht eine Verfahrensdokumentation.
Wie lange dauert die Erstellung?
Der Prozess hängt vom Umfang und der Komplexität ab. In der Regel liegt die vollständige Erstellung inklusive Abstimmung, Prozesssichtung und IKS innerhalb kurzer Zeit vor. Der Ablauf ist klar strukturiert und effizient aufgebDas hängt vom Umfang ab - also davon, wie viele Systeme, Prozesse und Schnittstellen dokumentiert werden müssen. Bei einfachen Unternehmensstrukturen ist die Verfahrensdokumentation in wenigen Wochen fertig. Wir nennen Ihnen im kostenlosen Erstgespräch einen konkreten Zeitrahmen.aut.
Welche Unterlagen werden benötigt?
Für den Start reichen grundlegende Informationen: welche Buchhaltungssoftware Sie nutzen, wie Belege bei Ihnen eingehen und verarbeitet werden, und wer intern dafür verantwortlich ist. Alles Weitere klären wir gemeinsam im Erstgespräch.
Muss eine Verfahrensdokumentation regelmäßig aktualisiert werden?
Ja. Sobald sich Prozesse, Systeme oder Verantwortlichkeiten ändern, muss die Verfahrensdokumentation angepasst werden. Die meisten Unternehmen aktualisieren jährlich. Wir bieten auf Wunsch eine jährliche Aktualisierung an, damit Ihre Dokumentation dauerhaft GoBD-konform bleibt.
Was kostet eine Verfahrensdokumentation bei ProzessDoc?
Der Preis hängt vom Umfang ab. Im kostenlosen Erstgespräch nennen wir Ihnen einen konkreten Festpreis. Kein Stundensatz, kein offenes Ende. Durch die BAFA-Förderung kann sich Ihr Eigenanteil um bis zu 80% reduzieren.
Darf ich Papierbelege vernichten, wenn ich eine Verfahrensdokumentation habe?
Ja, unter bestimmten Voraussetzungen. Das sogenannte ersetzende Scannen erlaubt die rechtssichere Vernichtung von Papierbelegen, wenn der Scanprozess GoBD-konform dokumentiert ist. Genau das ist Bestandteil unserer Verfahrensdokumentation.